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デキル人は知っている、報連相のポイント

コラム

2017/5/13

こんにちは。
皆さんは報連相について上司から指摘されたり、部下に対してもっとちゃんと報連相して欲しいと思った経験はありませんか?
現状を聞かれる前に報告することで、上司は部下の仕事の管理が簡単になり自分の業務に専念できるため効率も上がります。
逆に報連相ができてないと、上司は常に部下の仕事の管理をしなければならないため仕事量がその分多くなってしまいます。
WEB業界に限らず、ほぼ全ての会社や団体で必要とされる報連相。
仕事が出来る人は報連相も上手いと言われてもいます。この機会に報連相の見直しをして仕事効率を上げてみてはいかがでしょうか。
いい報連相をするための抑えるべきポイントについてご紹介していきます。

【報告】
社会人には必須な能力ともいえる報告。
報告した方がいいことがあっても、
上司が忙しそうだから、話しかけるのが怖いなと感じる場面もあるかとは思います。
しかし、報告しないことによって余計雰囲気を壊すケースも多くあります。
しなくてはいけない報告なら、いいイメージをもってもらえるような報告ができたら
一石二鳥ですよね。

報告のポイントはタイミングと報告する方法です。

タイミングについて
・ミッションが達成されたとき
 全てのミッションが達成されたときなので、判断基準は簡単かと思います。
・長期ミッションの中間報告
 判断基準は少し難しくなりますが、長期のミッションになるとその分タスクも細分化されるため
 その都度での報告を入れることをお勧めいたします。
・トラブルが生じたとき
 こちらはすぐの報告が必要となります。
 ただ、トラブルが発生するとさらに見落としが多くなるため
 慎重に、かつわかりやすい現状を伝えることを心がけます。

報告する方法について
報告する相手が、確認しやすいように気配りをして
報告することができればよりスムーズな報告につながります。
相手の状態、報告内容についてより良い形で伝えることが重要となります。

報告する相手の状態について
・外出中、会議中等直接口頭で伝えられない場合
 基本はメールにて報告を行います。
 ただ急を要する場合は電話をすることもありますので要件によって変化します。
・手が空いている場合
 基本は口頭で大丈夫ですが、「一点報告がございます」等一言入れることができると印象がいいです。
 数値や量の多い資料は事前にメールで送信してから、口頭での報告をするのもスムーズです。

報告内容について
・結論から伝える
 とにかく、簡潔に報告できるように意識することが大切です。
 これが意外とできていない人が多いので要注意です。
・事実と感想は別にする
 基本は事実のみの報告で十分ですが、
 感想や憶測を述べる際には一言自分の意見として述べる必要があります。

【連絡】
連絡は必要な情報をわかりやすく伝えることが重要です。
上司だけに連絡するのか、大勢の人に連絡するのか
文章、図、表、書式が決まっているものなど伝える内容も様々です。
伝える内容によって連絡手段も変わってきます。

連絡のポイントは内容にそった手段を選択することです。

・簡単な内容の場合
 口頭で伝えられるものであれば、口頭ですぐ伝えます。
・確認事項や変更内容の場合
 確認が明確にできるよう、
 また変更内容については「言った」「言っていない」問題を発生させないため、
 口頭だけでなく文書に残すことが重要になります。 
 もし口頭で日程変更など生じた場合も、改めて変更後の内容の確認を文書でやり取りを交わす必要があります。
・緊急を要する場合
 口頭、電話、メールにて連絡を行います。
 メールだけだと確認し損ねる可能性もあるため
 電話、可能であれば口頭での確認も必要となります。
・大勢に伝えなければならない場合
 朝礼などでの連絡を行い、また必要であればその後文書にして
 再度連絡を入れるのもおすすめです。

【相談】
仕事をしていると、どうしたらいいのかわからなくなって
作業が止まってしまうことがあるかとは思います。
自分では判断できないものや、今後の方向性
仕事内容だけでなく、人間関係についての悩みなど
相談したい、しなければならないときは誰にでもあるはずです。
でも相談してみたが、欲しいアドバイスではなかったといった経験はないでしょうか。
良いアドバイスを考えてもらいやすくなれたら
相談する側もされる側も、より良い時間の使い方に近づくことができます。

良いアドバイスをもらうために
ただ悩んでいる旨を話すのではなく
相談する前に下準備をしておくことによって
より良いアドバイスをもらいやすくなります。

相談のポイントは情報の整理です。

・現状を簡潔にまとめる
 今ある課題や悩みについての情報を整理して
 伝えなければならない内容を簡潔に伝えられるようにします。  
・どうしていきたいのか、希望をまとめる
 課題や悩みに対してどう解決されるのが理想なのか、希望を明確にします。
・希望に向けて行ってきた施策と結果についてまとめる
 相談する前までに解決するために、どういったことを行ってきたのか
 それによってどういった結果になったのかもまとめておきます。

【まとめ】
いかがでしたでしょうか。
報告 タイミングと報告する方法
連絡 内容にそった手段の選択
相談 情報の整理

上記を少しでも意識して改善していくことが、
報連相も仕事もデキる人に近づく一歩になるのではないでしょうか。
ただ全てできればいいというわけでもなく、日々いい方法を探していくことが必要となります。

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